Erweiterungsmodule werden von Alpha Heron AG auf Basis von bestehenden Zusatzmodulen der GSD Software oder aber in kompletten Neuentwicklungen für unsere Kunden bereitgestellt. Dieses Vorgehen erlaubt es uns den Funktionsumfang zu erweitern, und Kundenwünsche/prozesse perfekt abzubilden.

Zusatzmodule DOCUframe®

ERP, Enterprise-Ressource-Planning-Modul

ERP / PPS, Enterprise-Ressource-Planning / Produktions-Planung und Steuerung...

Synchronisation Stammdaten:

  • Adressdaten
  • Warengruppen
  • Artikel / Dienstleistungen
  • Belege / Statistiken
  • Dokumenten-Versionierung
  • Lagerbewegungen
  • Verkaufsbewegungen
  • Projekte
  • Lieferantendaten

Adressdaten

Bei der Synchronisation der Adressdaten werden alle Stammdaten aus dem vorgelagerten ERP-System automatisch in definierbaren Zeitabständen übernommen.

Dadurch entstehen folgende Vorteile:

  • Pflege der Adressen an einem Ort
  • Automatische Grundlage für den Einsatz eines CRM/xRM Systems
  • Kontakte dienen als Grundlage für den EMail-Verkehr
  • Newsletter können automatisiert versendet werden
  • Erstellen von kundenspezifischen Export-Dateien für Printmedien
  • Mitarbeiterdaten dienen als Grundlage für die Zeiterfassung
  • Kunden- und Kontaktdaten dienen als Grundlage für die Anbindung an einen Webshop

Warengruppen Artikel

Die Warengruppen und Artikel werden verwendet, um eine automatische Anbindung an einen Webshop zu realisieren. Die Synchronisation speichert automatisch Artikelbilder und Massskizzen im System ab, um diese weiter zu verwenden. Dies ermöglicht im Zusammenhang mit der Belegarchivierung automatisch z.B. zu Offerten, Artikelbilder und Massskizzen elektronisch zu versenden.

Belege / Archivierung

Alle Belegtypen werden automatisch als PDF im Archiv strukturiert abgelegt und den berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Dies hat den Vorteil, dass diese Dokumente automatisch mobil abruf- und versendbar sind. Ist eine Unterschriftenregelung notwendig, werden die gewünschten Belege automatisch den verantwortlichen Mitarbeitern zur Prüfung zugestellt.

Projekte

Die Synchronisation der Projekte dient hauptsächlich der Planung, der Zeit- sowie Leistungserfassung. Es ist möglich mit der integrierten Plantafel Projekte und Subprojekte zu planen und durchzuführen. Dabei werden z.B. aufgelaufene Arbeitszeiten von Mitarbeitern automatisch zur Kalkulation ins vorgelagerte ERP übermittelt.


PZE, Personalzeiterfassungs-Modul

Personalzeiterfassung nach Schweizer Normen...

Hauptfunktionen:

  • Arbeitszeitschlüssel
  • Arbeitszeitmodelle
  • Abwesenheiten/Feiertage
  • Auswertungen/Stundenkontis
  • Vorholzeiten
  • Schichtmodelle
  • Gleitzeitmodelle
Flexible Auswertungen automatisch generiert...

Das Zusatzmodul GSD-PZE erweitert die bestehende DOCUframe®-Installation um die Funktionalität der Zeiterfassung. In diesem Modul sind alle notwendigen Dialoge, Menüs und Formulare enthalten, die für die Personalzeiterfassung (PZE) und die Betriebsdatenerfassung (BDE) benötigt werden. Der Vorteil eines solchen Moduls besteht darin, dass man in der Lage ist, an den ausgelieferten Menüs, Dialogen und Formularen Änderungen vorzunehmen und diese Änderungen nach einem erneuten Einlesen des Moduls erhalten bleiben. Alle im Modul enthaltenen Elemente (Formulare, Makros etc.) kann man kopieren, mit eigenen Inhalten versehen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen.

Verwalten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter produktions- oder auftragsbezogen. Die personalbezogenen Zeiten können zum Beispiel aus Zeiterfassungs-Terminals, aus der manuellen Erfassung oder aus Fremdsystemen stammen. Die Daten werden gesammelt, verarbeitet und können zudem zur Nachkalkulation herangezogen werden. Aufgrund eines Workflows ist es möglich, eine vollautomatische Datenerfassung zu generieren. Auch sind ereignisgesteuerte Erfassungen möglich. Mit der Personalzeiterfassung von GSD Software optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, bewerten optimal und effektiv, zudem ist die Leistung Ihrer Mitarbeiter messbar.

Flexible Modelle wie Vollzeit, Teilzeit, Stundenlohn dynamisch konfigurierbar...

Arbeitszeitmodelle

Die Grundlage für den Verbuchungsvorgang in der Zeiterfassung ist das Vorhandensein eines Arbeitszeitmodells. Das Arbeitszeitmodell umschließt die Definition der täglichen Arbeitszeit, die Überstunden- und Pausenreglung.

  • Wochenarbeitszeitmodell
  • Gleitzeit
  • Automatische Pausenregelung
  • Grafische Anwesenheitsübersicht
  • Grafische Schichtplanung
  • Grafische Urlaubsübersicht
  • Vorholzeiten
  • Stundenlöhner
  • Temporär Angestellte
  • Die Arbeitszeitmodelle sind beliebig erweiterbar...
Mit den flexiblen Arbeitszeitschlüssel definieren Sie die Kontis auf welche gebucht werden kann...

Arbeitszeitschlüssel

Die Arbeitszeitschlüssel werden für spezielle Buchungen wie z.B. Urlaub etc. verwendet. Dies erlaubt später eine Auswertung über alle im System vorhandenen Arbeitszeitschlüssel.

  • Arztbesuch
  • Blockzeit
  • Feiertag
  • Geschäftsreise
  • Hochzeit
  • Militär
  • Schule
  • Unfall
  • Vorholzeit
  • Wochenendarbeit
  • Die Arbeitszeitschlüssel sind beliebig erweiterbar...
Alle erfassten Daten jederzeit einseh- und korrigierbar...

Arbeitszeitbelegungen

Die Belegungen, welche entweder manuell gebucht werden, oder aber von Terminals ausgelesen werden, können jederzeit mutiert werden. Zusätzlich ist es jederzeit möglich auch Zeiten über Smartphones mobil zu erfassen.

Die Auswertungen können jederzeit erweitert, oder ganz neu gestaltet werden. "List and Label" als Auswertungsgenerator in DOCUframe integriert, ermöglicht das Auswerten jeglicher Daten der PZE.

  • Ressourcen
  • Ressourcen-Gruppen
  • Dienstplanung
  • Grafische Ansicht
  • Auswertungsgenerator
  • Schichtplanung
Stundenkontis aller Mitarbeiter abrufbar...

Stundenkontis der Mitarbeiter

Mit den Stundenkontis gewinnt man sofort den Überblick über die zusammengezogenen erfassten Stunden eines Mitarbeiters.

  • Jahresurlaub
  • Urlaubsanspruch
  • Überträge Vorjahr
  • Ausbezahlte Stunden
  • Resturlaub
  • Krankheitstage
  • Eintritt/Austritt
  • Ressourcengruppe

 

 

Die Saldis werden jederzeit aktuell angezeigt...

Saldoanzeige bei den Mitarbeitenden

Mit der Saldoanzeige gewinnt man sofort den Überblick über die aktuellen und vergangenen Saldis des Mitarbeitenden.

  • Vorholzeitsaldo
  • Gesamtsaldo
  • Überträge
  • Ausbezahlte Stunden
  • Zeitzuschläge
  • Umbuchung von Urlaub/Vorholzeiten auf die Gleitzeit
Die Arbeitszeitkalender geben einen Überblick über erfasste Stunden...

Arbeitszeitkalender als Übersicht

Der Kalender kann dazu verwendet werden sich eine Übersicht zu verschaffen, oder aber um Zeiten direkt zu erfassen.

  • Anzeige von Krankheitstagen
  • Anzeige von Feiertagen
  • Zeiterfassung
  • Urlaubsanspruch
  • Bezogener Urlaub
  • Resturlaub
Mobile Personalzeiterfassung (Android/IPhone)...

Mobile Personalzeiterfassung

  • Anzeige Sollstunden
  • Anzeige Ist-Zeit des aktuellen Tages
  • Anzeige Saldis
  • Anzeige Urlaub/Resturlaub
  • Anzeige Vorholzeitsaldo
  • Anzeige gebuchte Stunden des aktuellen Tages
  • Individuell anpassbar
  • Abwesenheiten
  • Android / IPhone

Benutzerfreundlichkeit

Einfache und exakte Datenerfassung mittels moderner Zeiterfassungstechnologie:

  • Berührungslos (RFID)
  • Magnetkarte
  • Barcode
  • Fingerprint

Auswertungen auf Knopfdruck

  • Stundenkonto pro Mitarbeiter
  • Grafische Übersicht mit Diagramm
  • Anwesenheits- und Abwesenheitsliste
  • Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zeiten

Hoher Standard

Die Integration der digitalen Zeiterfassung in die Programme DOCUframe® und ERP wird selbst höchsten Ansprüchen gerecht und erfüllt die Anforderungen in Deutschland und der Schweiz.

Intelligente Kommunikation

Reagieren Sie bei Situationen ausserhalb der Norm, z. B. wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt. Dabei hilft Ihnen das automatische Benachrichtigungssystem.

Flexible Zuschlagsregelung

Berücksichtigung von Feiertagen, Nachtzuschlägen u.v.m.

BDE, Betriebsdatenerfassungs-Modul

BDE, Betriebsdatenerfassung, vollautomatisch...

Hauptfunktionen:

  • Synchronisation der Terminals
  • Rückmeldung Arbeitszeiten
  • Soll/Ist-Vergleich MIS
  • Rückmeldung Material
  • Anzeige in Zeitachse
Anzeige der Statis der Aufträge im Aufgabenplaner...


Unter Betriebsdatenerfassung versteht man im DOCUframe® die Erfassung von Arbeitszeiten zu einem Vorgang. Man spricht in diesem Zusammenhang von auftragsbezogener Zeiterfassung. Dies kann (genau wie in der Personalzeiterfassung) entweder manuell oder per Terminal erfolgen. Der häufigste Einsatzfall ist in diesem Bereich die Erfassung per Terminal. Es werden diverse Terminals im Standard unterstützt, unter anderem Geräte von AXESS TMC.

DOCUtoday zeigt die Statis aller laufenden Aufträge


Im Startbildschirm werden alle laufenden Aufträge mit den wichtigsten Kennzahlen angezeigt. Somit haben Sie sofort den Überblick über Ihre Produktion. Die Aufträge und die aufgelaufenen Zeiten werden in einstellbaren Intervallen automatisch zurückgemeldet.


CRM / xRM, Extended-Relationship-Modul

CRM, Beziehungen zu Kunden aufbauen und pflegen...

Hauptfunktionen CRM/xRM:

  • Synchronisation Kundendaten
  • Synchronisation Kontaktdaten
  • Synchronisation Lieferantendaten
  • Synchronisation Mitarbeiterdaten
  • Archivierung aller Belegtypen
  • Kampagnen/Verkaufsaktivitäten
  • Newsletter/Serienbriefe
  • Aufgabenplanung

 

 

Customer Relationship Management, oder Beziehungen zu Kunden pflegen.

Das Modul CRM-Kampagnen gestattet Ihrem Verkaufleiter, seine Kampagnen effizient und zielgerichtet zu führen. Jede Kampagne kann eine beliebig grosse Anzahl von Verkaufsaktivitäten beinhalten.

Mittels der integrierten Fragebogenlogik gibt der Verkaufsleiter dem Verkäufer die Vorgabe was in dieser Kampagne für Fragen gestellt werden sollen. Die Verkaufsaktivitäten enthalten automatisch die Fragebogenstruktur. Mit der integrierten Phasen-, Levelsteuerung und der darin vorgegebenen Workflowprozesse können individuelle auf Ihr Unternehmen angepasste Verkaufsprozesse gesteuert werden.

DOCUframe® vewaltet alle Relationen vorhandener Daten in Ihrem Unternehmen.
(Bild 1: Übersicht der zu verwaltenden Dokumente und Ihrer Relationen.)
Sie verschaffen sich über einfache Statistiken einen Überblick.
(Bild 2: Kampagnen/Statistiken)

Service/Unterhalt-Modul

Voll integrierte Service-Unterhalt Lösung...

Hauptfunktionen:

  • Störungs- und Wartungseinsätze
  • Fahrzeuglager mobil verfügbar
  • Senden der Einsätze an Smartphones
  • Mobile Arbeitsrapporte
  • Offline-Erfassung der Daten
  • Automatische Verrechnung
  • Stammdaten der Anlagen mobil verfügbar
  • Routenplanung OSM/Google-Maps
  • Geotracking/Geocoding

Das Modul unterstützt Ihre Serviceorganisation vom Störungseingang oder Wartungseinsatz bis zur automatischen Verrechnung.

Anzeige Störungen/Wartungen im Aufgabenplaner...

Details der Einsätze

Übersicht im Aufgabenplaner:

  • Anzeige aller offenen Einsätze
  • Details jederzeit einsehbar

Ob Störungsmeldung oder Wartungseinsatz; mit unserem Wartungs-Cockpit ist Ihr Dispatcher oder Ihr Call Center immer auf dem aktuellsten Stand. Folgendes kann überprüft werden:

  • Wo halten sich Ihre Servicetechniker aktuell auf
  • Welche Servicetechniker sind nicht verfügbar
  • Welche Anlagen befinden sich aktuell im Status Wartung/Störung

Mittels Mausklick disponiert der Techniker offene Störungsfälle am System und erhält seinen Störungseinsatz auf dem mobilen Android-System angezeigt. Weist er den Einsatz ab, kommt der Call automatisch zum Dispatcher zurück und kann neu disponiert werden.

Details mit allen Informationen zu einer Störung, oder Wartung...

Detailansicht von Störungen oder Wartungen:

  • Grafische Anzeige des Standortes auf interaktiven Karten
  • Statis und Kommunikation in Echtzeit einsehbar
  • Senden von Mitteilungen und Dokumenten an Techniker

Das System gewährleistet einen 24-Stunden Betrieb an 365 Tagen. Der Leitstand kann fliessend von einem Tages- in einen Nachtbetrieb sowie von einem Werktags- in einen Wochenendbetrieb übergeben werden. Für Pikettechniker die in der Nacht arbeiten, werden die gesetzlichen Sicherheitsvorschriften vom System unterstützt. Meldet sich ein Techniker nicht in der vorgeschriebenen Zeit nach Übernahme des Einsatzes, so alarmiert das System vollautomatisch.

Standort aller Techniker Fahrzeuge einsehbar...

Tracking von Einsätzen:

  • Anzeige der Fahrzeuge und Anlagen auf interaktiven Karten
  • Routenplanung mit OSM oder Google Maps
  • Zuweisung von Technikern in einem bestimmten Umkreis einer Anlage

Alle Standorte der aktiven Techniker mit ihren Fahrzeugen sind abrufbar, ebenso die Standorte der sich in Wartung oder Störung befindlichen Anlagen. Somit ist die Entscheidungsfindung visuell unterstützt und die Einsatzwahl optimal begleitet.



Umkreissuche mittels OSM/Google Maps...

Umkreissuche:

  • Anzeige aller vorhandenen Anlagen oder Adressen in einem bestimten Umkreis
  • Optimierung von geplanten Routen

Die integrierte Umkreissuche in Kombination mit den Anlagedaten erleichtert dem Dispatcher die Auswahl eines geeigneten Servicetechnikers.

Überwachung aller Störungen und Wartungen...

Überwachung der Einsätze:

  • Zeitliche Überwachung von Einsätzen in Echtzeit
  • Details jederzeit einsehbar
  • Alarmierung bei Zeitüberschreitung

Eine Vor- und Nachkalkulation auf den Wartungsobjekten ist jederzeit möglich. Dabei werden die verrechneten Wartungsabonnemente den erbrachten Leistungen gegenübergestellt. In die Objektabrechnungen fliessen sämtliche Daten aus Debitoren, Kreditoren, Mitarbeitern, Materialien und Leistungen.

Details der Einsätze auf mobilen Geräten...

Einsätze automatisch auf mobilen Geräten

  • Details der gesamten Anlage abrufbar
  • Adressdaten / Kontaktpersonen automatisch einsehbar
  • Projektunterlagen jederzeit abrufbar
  • Vertragsdaten, falls nötig automatisch vorhanden
  • Fahrzeuglager einsehbar
  • Digitale Unterschriften und Rapporte
  • Automatische Verrechnung der Einsätze
  • Wartungsintervalle automatisch gesetzt und geplant
  • Oberfläche individuell anpass- und erweiterbar
  • Automatische Routenführung zu den gewünschten Anlagen

Verechnung und Logistik

Die Verrechnung von geleisteten Störungs- und Wartungseinsätzen erfolgt auf Basis der vom Servictechniker vor Ort digital erfassten Einsatzdaten. Dabei werden die automatisch ermittelten Fahrt- und Einsatzzeiten sowie das verwendete Material von den mobilen Geräten zur Zentrale übermittelt und sofern vollständig, direkt zur Verrechnung überführt

Die Abrechnung wird dann von der Verrechnungsstelle vollintegriert und in den definierten Rechnungsläufen verarbeitet. Unklare Einsätze werden direkt dem Serviceleiter digital zugeführt, von ihm abgearbeitet und ebenfalls zur Verarbeitung freigegeben. Alle entstandenen Arbeitsschritte, von der Meldung über die Störungsannahme bis zur Unterschrift des Kunden, werden mit Zeitstempel archiviert und können jederzeit abgerufen werden.

Alle Daten sind revisionssicher archiviert und können während des gesamten Lebenszyklus eines Objekts abgerufen und ausgewertet werden. Die integrierte Volltextsuche erleichtert das Auffinden der Daten.

Leistungs-Modul

Mobile Leistungserfassung und verrechnung...

Hauptfunktionen:

  • Lokale Leistungserfassung
  • Mobile Leistungserfassung Android/iPhone
  • Erfassung auf Projekte
  • Leistungsarten
  • Automatische Verrechnung
  • Auswertungen per Knopfdruck
  • Anbindung an PZE möglich
  • Mobile Rapporte/Unterschriften möglich
Mobile Leistungserfassung...



Mit der mobilen Leistungserfassung von DOCUframe® werden die Daten in Echtzeit auf Ihren Server übertragen und verarbeitet. Das Generieren von Rechnungen erfolgt jederzeit vollautomatisch im Zusammenspiel mit dem Leistungserfassungsmodul von europa3000™. Alle Daten sind revisionssicher archiviert und können während des gesamten Lebenszyklus eines Objekts abgerufen und ausgewertet werden. Die integrierte Volltextsuche erleichtert das Auffinden der Daten. Das Modul kann jederzeit mit der Personalzeiterfassung von DOCUframe® ergänzt werden. Dies würde die mobile Erfassung von Personalzeiten und Abwesenheiten wie z.B. Arztbesuche ermöglichen.

Die Verrechnung der erfassten Leistungen erfolgt automatisch. Dies erspart erheblich Zeit und stellt sicher, dass die Rechnungen nach einem einheitlichen Schema erstellt werden.

Die benötigten Dienstleistungsartikel werden automatisch aus den Stammdaten des vorgelagerten ERP-Systems übernommen und mobil zur Verfügung gestellt.

Die Erfassung von Leistungen auf Projekte ist einfach konfigurierbar. Mobile Rapporte und Unterschriften zu erledigten Arbeiten sind jederzeit realisierbar.


Shop-Modul / e-Commerce

Automatische Anbindung an Magento e-Commerce...

Hauptfunktionen:

  • Simple/Configurable Artikel
  • Cross-selling/Up-selling
  • Adressdaten/Kundengruppen
  • Bestellung/Auftragsbestätigung
  • Bilder/Videos/HTML
  • Automatische Verrechnung
  • Multishop-Systeme
  • Zeitgesteuerte Uploads der Stammdaten
  • Mehrsprachigkeit
  • Individuell anpassbar

Datenaustausch

Der Austausch der Daten aus dem ERP nach DOCUframe wird durch unser Modul ausgeführt. Der Datenaustausch von DOCUframe zum Shop und zurück erfolgt automatisch über eine WSDL-SOAP Integration.

Automatisierter Bestelleingang...

Es werden folgende Daten synchronisiert:

  • Kundenadressen
  • Rechnungsadressen
  • Lieferadressen
  • Warengruppen inklusive Bilder
  • Artikel inklusive Bilder
  • Bestellungen

Kundenadressen

  • Austausch aller Kundenadressen aus dem ERP, welche zur Synchronisation markiert sind.
  • Neu erstellte Kundenadressen im Shop werden bei der ersten Bestellung automatisch im ERP angelegt.

Rechnungsadressen

  • Austausch aller Rechnungsadressen aus dem ERP, welche zur Synchronisation markiert sind.
  • Neu erstellte Rechnungsadressen im Shop werden bei der ersten Bestellung automatisch im ERP angelegt.

Lieferadressen

  • Austausch aller Lieferadressen aus dem ERP, welche zur Synchronisation markiert sind.
  • Neu erstellte Lieferadressen im Shop werden bei der ersten Bestellung automatisch im ERP angelegt.

Warengruppen

  • Austausch aller Warengruppen aus dem ERP, welche zur Synchronisation markiert sind.
  • Automatischer Austausch neuer und geänderter Bilder.
Fehlerfreie Abwicklung durch Automatisierung...

Artikel

  • Austausch aller Artikel aus dem ERP, welche zur Synchronisation markiert sind
  • Vollautomatischer Austausch neuer und geänderter Bilder
  • Unterstützte Artikel: simple, configurable
  • Cross-Selling, Up-Selling, Zubehör
Modernste Technologie mittels WSDL/SOAP...

Bestellungen

  • Bestellungen werden periodisch ausgelesen und im DOCUframe® Cockpit (DOCUtoday) zur Verarbeitung und Prüfung bereitgestellt.
  • Automatische Erstellung der Auftragsbestätigung
  • Synchronisation folgender Belege: Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung

Spenden-Modul

Automatische Spendenverdankung anhand der Zahlungseingängen...

Hauptfunktionen:

  • Anzeige der zu verdankenden Spenden im Aufgabenplaner
  • Automatisierte Verdankung
  • Unterschriftenregelung
  • Archivierung der Dankesschreiben