DOCUframe® eines der führenden Dokumentenmanagement Systeme in europa, wird von Alpha Heron AG als OEM Partner in der Schweiz vertreten. Wir entwickeln das Basissystem weiter mit Zusatzmodulen, und machen Sie für den Schweizer Markt kompatibel.

Basisfunktionen DOCUframe

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DOCUframe®

DOCUframe® ist als offenes und beliebig ausbaufähiges System konzipiert. Es beinhaltet den gesamten Funktionsumfang, den ein mittelständisches Unternehmen zur Optimierung und Kontrolle seiner Geschäftsprozesse braucht. Neben Dokumentenmanagement, CRM/xRM, und Groupwarefunktionalität sind Projektverwaltung, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.

Übersicht Adressen...

Überblick der Funktionen

Enterprise Content Management (ECM):

  • Dokumentenmanagement (DMS, Dokumente revisionssicher verwalten)
  • Suchmanagement (Informationen finden, nicht suchen)
  • Archivieren (Scannen, Archivdrucker)
  • Integration (Anbindung an Fremdsysteme)
  • Vorgangsmanagement (gruppieren von Informationen zu Aufgaben)
  • Dokumenten-Workflows (Arbeitsabläufe automatisieren)
  • Wissensmanagement (Alle Informationen von überall her verfügbar)
  • Aufgabenmanagement (Prozesse optimieren)

Fehlende Integration in der IT-Infrastruktur hat Ineffizienz und hohen Personalaufwand zur Folge.

Übersicht Termine...

Groupware und Kommunikation:

  • Interne und externe Kommunikation (E-Mail, Fax, SMS, Mobile und Telefonie)
  • E-Mail Management (revisionssicher archiviert und im Cockpit hinterlegt)
  • DOCUtoday® (alle Aufgaben in der Zeitachse einsehbar)
  • Projektmanagement (Projekte inklusive Kommunikation geplant und verwaltet)
  • MobileAccess (Android/iPhone)
  • WebClient (System von überall her einsehbar)

Die Wartung eines integrierten Systems spart Kosten und sichert so Ihren Return of Investment innerhalb kurzer Zeit.

 

 

Übersicht WebClient...

Customer Relationship Management (CRM/xRM):

  • Unterstützung in Marketing/Vertrieb/Service (Kunden gewinnen und pflegen)
  • Marketingunterstützung (Adressmanagement, Kampagnen / Verkaufsaktivitäten)
  • Serviceoptimierung (Bedürfnisse erkennen und pflegen)
  • Business-Partner Management (Beziehungen zu Geschäftspartnern pflegen)

Dank modernen Technologien wie MobileAccess haben Sie Ihre Informationen immer dabei, auch ausserhalb Ihres Arbeitsplatzes.

Enterprise Content Management (ECM), perfekt organisiert

Dokumentenmanagement (DMS, Dokumente revisionssicher verwalten)

Sie können Ihre Dokumente in diversen Dateiformaten, Sprachen, Bildern, Abläufen oder als E-Mails ablegen. Sie lassen sich nach beliebigen Merkmalen wie Titel, Rechnungsnummer, Datum, Fax, E-Mail-Adresse oder auch nach individuell festgelegten Suchkriterien verwalten.

Die Dokumente sind direkt Ihren Stammdaten zugeordnet, zum Beispiel Kundeninformationen, Adressen, Artikel oder Projekte. Sie werden nicht einfach in einem Filesystem abgelegt, sondern sind sicher in der Datenbank verwahrt und objektorientiert mit Ihrer Business-Logik verknüpft.

Verschiedene Dateiformate, zum Beispiel MS Office-Dateien, lassen sich mit DOCUframe® in ihrem Anwendungsformat aufrufen und versionskontrolliert bearbeiten.

DOCUframe® arbeitet mit verknüpften Objekten: Alle Dokumente werden nur einmal in der Datenbank gespeichert. Diese intelligente Verknüpfung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Dokumenten arbeiten. Zudem werden Ihre IT-Kosten reduziert.

Mit DOCUframe® können Sie Dokumente entsprechend Ihrer Ablauforganisation an unterschiedliche Abteilungen weiterleiten und parallel verarbeiten, ohne davon Kopien zu erstellen.

Alle Dokumente sind per MobileAccess oder dem WebClient von überall her abruf- und bearbeitbar.

Suchmanagement, "finden nicht suchen"

Vermeiden Sie lästiges Suchen nach Informationen. Sie können sich benachrichtigen lassen, wenn es Änderungen gibt. „Push, nicht Pull“ – Sie sind immer topaktuell. Sollten dennoch Recherchen notwendig sein, dann beschleunigt die Speicherung von Suchanfragen die tägliche Arbeit. Dabei können Suchfunktionen unterschiedlichster Komplexität über die logische Suche, die dynamische Suche oder die Volltextsuche genutzt und beliebig kombiniert werden.

Archivierung, Scannen, Belege, Korrespondenz

Über die Import-Funktion erfassen Sie Dokumente aus Office- oder ERP-Software, E-Mails und anderen Quellen. Papierdokumente werden über TWAIN-kompatible oder netzwerkfähige Scanner eingelesen. Das leistungsfähige OCR Zusatzmodul, das auf der führenden OCR/ICR FineReader Engine von ABBYY basiert, wandelt die gescannten Vorlagen automatisch in Texte um. Für die anschließende Archivierung werden die Dokumente automatisch oder manuell mit einem Index versehen. So sind sie im überprüfbaren Originalzustand nach verschiedensten Suchkriterien schnell auffindbar – eine wichtige Voraussetzung, um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu erfüllen. Die Dokumente werden nach verschiedensten Kriterien gruppiert und zusammengefasst. Somit ist es möglich die gewünschten Informationen von verschiedensten Seiten her zu betrachetn, z.B. aus Adress- oder Projektsicht.

Integration, Kommunikation mit Fremdsystemen

Unabhängig davon, mit welcher Fachanwendung Sie arbeiten: DOCUframe® kommuniziert bidirektional mit allen gängigen Anwendungssystemen. Hierzu zählen SAP, Microsoft Dynamics, ABAS und viele andere. Der Datenaustausch erfolgt nicht nur manuell, sondern auch zeitgesteuert. DOCUframe® führt Ihre Aufgaben selbstständig in Ihren gewünschten Intervallen aus.

Vorgangsmanagement, immer auf dem aktuellen Stand...

Vorgangsmanagement, immer auf dem aktuellsten Stand

Mit DOCUframe® lassen sich kunden- und projektbezogene Abläufe (Dienstleistungen, Hotline-Support, Wartungsverträge und vieles mehr) zeitgenau erfassen, kontrollieren und verwalten. Alle Vorgänge werden protokolliert, ausgewertet und ganz nach Wunsch kunden- oder projektbezogen abgewickelt.

  • Aufgabenplanung mit DOCUtoday®
  • Kapazitätsplanung für den Gesamtüberblick über die Ressourcen
  • Erfassung von Leistungen auf Vorgangsbezogene Projekte
  • Auswertungen mit dem integrierten List and Label

Workflow, Arbeitsabläufe automatisieren

Informations- und Datenströme Ihres Unternehmens werden eins zu eins software technisch abgebildet. Sie können Dokumente entsprechend Ihrer spezifischen Abläufe automatisiert an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen weiterleiten. Die Workflow- Werkzeuge ermöglichen es, sowohl Ad-hoc-Workflows als auch strukturierte Workflows flexibel abzubilden. Dabei unterstützt das grafische Modellierungstool die Workflow-Abbildung in idealer Weise. Außerdem bietet Ihnen DOCUframe® ein ausgereiftes Eskalationsmanagement. Dabei werden die Verantwortlichen an die Einhaltung einer bestimmten Bearbeitungszeit eines Dokuments oder Vorgangs erinnert. Diese Technik wird z.B. verwendet, um Offerten papierlos, zeitgesteuert zu prüfen, freizugeben und automatisch digital zu versenden.

Projektmanagement, Leistungen erfassen, zielorientiert steuern

Lassen Sie sich bei Projekten der verschiedensten Größenordnungen unterstützen. Nutzen Sie unterschiedlichste Werkzeuge um z.B. Ihr Change Management effizient zu steuern und damit Kosten zu sparen. Durch zuverlässiges Ressourcenmanagement vermeiden Sie Engpässe im Projekt und können Ihre Kapazitäten rechtzeitig planen. Profitieren Sie von höchster Transparenz in all Ihren Projekten! Von der Aufgabenabstimmung mit dem Kunden bis zur Projektüberwachung und Nachkalkulation: DOCUframe® begleitet Sie während des gesamten Projektablaufs! Aufgelaufene Zeiten werden automatisch in Ihr vorgelagertes ERP gesendet.

Aufgabenmanagement, Prozesse steuern und überwachen

Die Verknüpfung Ihrer Informationen mit zeitlichen Abläufen zieht sich als roter Faden durch alle Funktionsmodule. Die Zeitschiene bildet das Rückgrat aller Kontroll-, Verwaltungs- und Organisationsmechanismen. Vielfältige Erinnerungs-, Wiedervorlage- und Ereignisfunktionen stehen dabei in direkter Verbindung mit den internen Vorgangs und Projektsteuerungsmechanismen des Systems. Alle Arten von Dokumenten können zeitbezogen verwaltet werden.


Groupware und Kommunikation, integrieren Sie Ihre Telefonanlage

Kommunikation, effizient im Team arbeiten

Diese integrierte Plattform bietet Ihnen alle Kommunikationsformen in nur einem Produkt: Fax, E-Mail, SMS, VoiceMail / Anrufbeantworter und CTI (Computer Telephony Integration). Dabei umfasst DOCUframe® alle wichtigen Leistungen einer modernen Unified Messaging-Software. Mit der Erweiterung CTI werden zusätzlich alle telefonrelevanten Funktionen gesteuert. Über die Kommunikationsplattform können Sie E-Mails mit Terminen, Adressen, Dokumenten, Projekten oder Vorgängen verknüpfen und von jedem Arbeitsplatz aus versenden, verwalten und archivieren. Bei Anrufen werden sofort alle Daten angezeigt, die mit dieser Telefonnummer verbunden sind, wie die Adresse und alle Korrespondenz welche dieser Adresse, oder Kontakten zugewiesen sind. Voice-Mails lassen sich wie alle anderen Dokumente bearbeiten, weiterleiten, zuordnen und archivieren. Bei Abwesenheiten von einzelnen Mitarbeitern sind Ihre Vertretungen auf dem aktuellen Wissensstand!

MobileAccess, alle Unterlagen dabei...

MobileAccess, umfassende Mobilität:

  • Alle Dokumente stets dabei mit Android/iPhone
  • Terminkalender immer aktuell
  • Adresssynchronisation mittels benutzerspezifischen Adresslisten
  • Inhalte stehen auch offline zur Verfügung
  • Meldungen und Informationen per Push-Mitteilung versenden
  • Kommunikation mit dem integrierten Routenplaner
  • Mobile Zeit- und Leistungserfassung
  • Service/Unterhalt Module stehen zur Verfügung
  • Sie verlieren keine Zeit, um sich auf Gespräche vorzubereiten, Ihre Dokumente reisen mit Ihnen mit!
  • Stossen Sie Prozesse auch bei Abwesenheit bequem mit Ihrem Smartphone oder Tablet an
DOCUtoday, stets informiert...

Sofort informiert und startklar mit DOCUtoday®:

  • Informationen über aktuelle Termine oder Projekte
  • Anzeige und Erinnerung an fällige Aufgaben
  • Details per Mausklick einsehbar
  • Individuell anpass- und erweiterbar
  • Daten können benutzer- oder gruppenspezifisch organisiert werden
  • Egal ob PPS / BDE, oder tägliche Arbeiten, Sie sind stets informiert!
EMails als wichtigste Kommunikation, automatisch organisiert und strukturiert archiviert...

E-Mail, die wichtigste Kommunikationsmethode

  • Revisionssicher und teamfähig
  • Automatische und strukturierte Archivierung
  • Voll integriert mittels POP/SMTP/IMAP und Anbindung an Exchange-Server

Im Sinne der Teamarbeit können Sie per Drag & Drop Ihre E-Mails entsprechenden Vorgängen zuordnen. Jeder Mitarbeiter, den Sie dazu berechtigen, hat dann die Möglichkeit, die entsprechenden Mails einzusehen oder weiterzuverarbeiten. Dabei ist jede E-Mail stets redundanzfrei nur einmal im System vorhanden, egal wie vielen Vorgängen oder Projekten sie zugeordnet ist. Anhänge könne automatisch extrahiert, archiviert und indexiert werden.


Customer Relationship Management (CRM/xRM)

Anstatt isolierte Insellösungen in den Bereichen Marketing, Vertrieb und Service zu bieten, liefert Ihnen DOCUframe® aufbauend auf den von Ihnen gesammelten Dokumenten sämtliche CRM/xRM-Funktionalitäten in einem System. Um diese ganzheitliche Prozess-Sicht zu gewährleisten, unterstützt DOCUframe® alle Unternehmensbereiche optimal mit integrierten Systemfunktionalitäten.

Automatisieren Sie Ihren Vertrieb...

Vertrieb, Verkaufszahlen steigern:

Auch für Ihren Vertrieb stehen die Prozesse im Vordergrund. Vom ersten Interessentenkontakt bis zur Gewinnung des Neukunden unterstützt Sie DOCUframe® deswegen durchgängig. Alle während des Vertriebsprozesses anfallenden Informationen halten Sie gekonnt im DOCUframe® fest. Sie behalten stets den Überblick und schaffen zudem die Grundlage für intelligente Vertriebsanalysen. Umsatzplanung und Verkaufschancenmanagement (Lead Tracking) erhöhen die Transparenz für Ihr Unternehmen. Durch die Möglichkeit zur Anbindung an mobile Endgeräte wie iPhone oder iPad arbeitet Ihr Außendienst unabhängig und flexibel.

  • Kundencockpit
  • Lieferantencockpit
  • Mitarbeiter / Interessenten
  • Herstellercockpit
Service, Kundenzufriedenheit erhöhen...

Service, Kundenzufriedenheit erhöhen:

Ihre Kundenzufriedenheit könnte höher sein? Kein Problem! DOCUframe® integriert breit gefächerte Servicefunktionen. Mit einem Helpdesk, der auf einer Wissensdatenbank aufbauen kann, steht der Kunde bei all Ihren Aktivitäten im Mittelpunkt. Durch die automatisierte Verteilung und Zuordnung von Kundenanfragen verbessern Sie Ihre Reaktionszeiten. Ihre Kundenzufriedenheit wird steigen. Probieren Sie es aus!

Mit der mobilen Service-Unterhalt-Lösung auch unterwegs.

 

Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern pflegen...

Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern nachhaltig pflegen:

Ob Lieferanten, Mitarbeiter, Speditionen oder öffentliche Behörden: Die Beziehungspflege mit der GSD Lösung verfolgt einen ganzheitlichen XRM-Ansatz. XRM steht dabei als Erweiterung zum CRM-Gedanken für eine Beziehungspflege zu sämtlichen Geschäftspartnern. So beziehen Sie in Ihre Geschäftsabläufe nicht nur Ihre Kunden, sondern immer auch alle anderen an einem Prozess beteiligten Geschäftspartner mit ein! Kommunizieren Sie zielgerichtet mit Arbeitnehmervertretern, Kreditinstituten und öffentlichen Auftraggebern! Das DOCUframe®-Konzept bietet Ihnen hierfür alle Möglichkeiten!


Erstellen Sie Ihre eigenen Lösungen

Die Modulwelt von DOCUframe® bietet Ihnen höchste Flexibilität. Folgende Module stehen zur Verfügung:

und vieles mehr...